Kaizen, một thuật ngữ xuất phát từ tiếng Nhật, đánh dấu một triển khai quản lý và cải tiến liên tục, không ngừng phát triển để tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng. Được biết đến như một triết lý hoặc phương pháp quản lý chất lượng, Kaizen không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất mà còn trở thành một xu hướng quan trọng trong quản lý doanh nghiệp toàn cầu.
Không chỉ là một mô hình quản lý, Kaizen còn là một triết lý sống, đặt ra nguyên tắc “một chút mỗi lần” để đạt được sự hoàn thiện liên tục. Bài viết này Base.vn sẽ đưa ra cái nhìn tổng quan về Khái niệm Kaizen, từ đó hướng dẫn chi tiết về cách triển khai nó trong môi trường doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu để khám phá cách Kaizen có thể làm thay đổi và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
1. Kaizen là gì?
Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai – liên tục và zen – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ.
Một trong những điểm đặc trưng của Kaizen là “tích tiểu thành đại” – một kết quả lớn sẽ được tích lũy bền bỉ theo thời gian từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ. Bởi vậy, Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần “bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được”.
Theo The New Shorter Oxford English Dictionary (1993), từ “Kaizen” được bổ sung và định nghĩa như sau: Kaizen là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất,… như một triết lý kinh doanh.
Trước kia, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất tại Nhật như Toyota, Suzuki, Canon, Honda… Sau đó, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi – trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ,… tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam.
Quá trình cải tiến trong Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng quy mô nhỏ nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài. Khái niệm này khác biệt với sự Đổi mới mà các doanh nghiệp phương Tây thường áp dụng: tạo ra những thay đổi lớn, ưu tiên những đột phá mang tính chất tức thời.
2. Lợi ích của Kaizen? Đâu là thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp?
Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình. Có thể kể tới các lợi ích cơ bản sau:
2.1 Lợi ích hữu hình
- Tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể
- Giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian chờ đợi & vận chuyển, trau dồi kỹ năng nhân viên,…
2.2 Lợi ích vô hình
- Tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả
- Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết nội bộ
- Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết
Lấy ví dụ về Toyota – một doanh nghiệp rất thành công trong việc áp dụng Kaizen. Triết lý này được áp dụng nghiêm túc và triệt để tại bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota (dù ở Nhật hay Mỹ).
Một sự cải tiến điển hình của Toyota là về xe chở hàng – loại phương tiện chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Trước Kaizen, Toyota phải chi một khoản tiền không nhỏ để mua sắm chúng. Nhưng sau đó, người ta phát hiện ra cách tự chế tạo loại xe này bằng cách lắp thêm động cơ vào các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất. Bằng cách đó, chi phí mua sắm xe chở hàng giảm hơn 1 nửa, tính ra tiết kiệm được gần 3.000 USD trên mỗi chiếc xe – một sự tiết kiệm đáng để học tập.
2.3 Thời điểm phù hợp để Kaizen
Theo đúng nguyên tắc “cải tiến không ngừng nghỉ”, bất cứ lúc nào bạn cũng có thể giữ nguyên một bộ phận và kaizen những bộ phận khác, miễn là đảm bảo giữ được giá trị cốt lõi của vấn đề. Ví dụ, doanh nghiệp kaizen chi phí sản xuất trong khi vẫn giữ nguyên chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp có thể kaizen tại nhiều thời điểm:
- Kaizen trong khủng hoảng là giải pháp bắt buộc để có thể tồn tại
- Kaizen trong bối cảnh khó khăn (như giai đoạn Covid-19) nhằm hạn chế gián đoạn và duy trì hoạt động liền mạch, chuẩn bị cho sự hồi phục sau này
- Đặc biệt, doanh nghiệp nên Kaizen trong quá trình vận hành bình thường, nhằm giải quyết các bài toán cơ bản như quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý công văn giấy tờ,… để tiết kiệm thời gian và công sức, làm nền tảng cho tăng trưởng bền vững.
